„Rozbudowa i modernizacja infrastruktury informatycznej w Urzędzie Gminy Łuków”

współfinansowany przez Unię Europejską
z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach
Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego

OPIS PROJEKTU

Władze samorządowe Gminy Łuków decydując się na podjęcie działań w zakresie budowy podstaw społeczeństwa informacyjnego postanowiły zrealizować projekt, który zakładał że:

1. W ramach realizacji projektu w budynku Urzędu Gminy w Łukowie zostanie zainstalowany system elektronicznego obiegu dokumentów oraz podpis elektroniczny.
2. Aby zapewnić bezpieczeństwo sieci komputerowej w Urzędzie Gminy w Łukowie przed ingerencją z zewnątrz zaplanowano montaż i uruchomienie gotowej platformy sprzętowej składającej się z firewalla-routera dostępowego.
3. W celu zachowania wysokiego poziomu bezpieczeństwa i dostępności przetwarzanych i gromadzonych informacji zostanie ponadto zakupiony system bezpieczeństwa, archiwizacji i backup'u danych.
4. Dodatkowo w budynku Urzędu Gminy, w miejscu powszechnie dostępnym, zainstalowany zostanie Publiczny Punkt Dostępu do Internetu – Infomat.
5. odstawową jego funkcją jest dostarczenie obywatelom niezbędnych informacji o sprawach dotyczących życia codziennego a dla większości będzie to pierwsza forma styczności z elektroniczną formą informacji i komunikacji.
6. Dodatkowo zostaną zakupione: system służący do komunikacji interesanta z Urzędem drogą internetową przy pomocy tzw. formularzy interaktywnych , oraz 10 sztuk tych formularzy.

W związku z powyższymmi założono, że zostanie również:

1. Rozbudowana i zmodernizowana infrastruktura informatyczna Urzędu Gminy Łuków , głównie poprzez:

• wymianę, na nowocześniejsze, elementów istniejącej sieci LAN,
• zakup 40 nowych zestawów komputerowych wyposażonych w system operacyjny oraz niezbędne oprogramowanie biurowe.
• zakup i wdrożenie serwera wraz z oprogramowaniem i licencjami dostępowymi (50 licencji),
• zakup i instalacja kopiarki cyfrowej,
• zakup 28 sztuk drukarek laserowych stanowiących urządzenia peryferyjne do zakupionych zestawów komputerowych,

2. Uzupełnieniem będzie system oprogramowania antywirusowego (50 licencji) oraz oprogramowanie graficzne i wspomagające opracowywanie treści publikacji na istniejącej już stronie internetowej Gminy Łuków.

Przedmiotem projektu były (wyszczególnienie):

DOSTAWY:

• rozbudowa sieci logicznej (szfa montażowa z wyposażeniem, 2 szt. switch 24p rack + 1 szt. switch 24p rack zarządzalny, router-firewall sprzętowy),
• wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD z licencjami na 20 użytkowników do pracy równoległej, osprzet do umieszczania dokumentacji w systemie - 2 szt. skaner automatyczny, drukarka etykiet),
• wdrożenie technologii podpisu elektronicznego wraz z wymaganymi urządzeniami (3 szt. podpisu kwalifikowanymi wraz z osprzetem),
• budowa platformy sprzętowej koniecznej do wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów (serwer z zasilaniem awaryjnym, 40 szt. zestawów komputerowych z zasialniem awaryjnym, 25 szt. drukarek laserowych mono A4, 3 szt. drukarka laserowa mono a4 duplex automatyczny,
• zakup cyfrowego urządzenia kopiującego color A3 z osprzętem,
• zakup platformy sprzętowej przeznaczonej do archiwizacji (backupu) danych (streamer z kompletem nośników),
• realizacja idei „e-urzędu” poprzez zakup infomatu oraz interaktywnych formularzy (multimedialny kiosk interentowy z oprogramowaniem systemowym, 10 szt. formularzy interaktywnych),
• zakup platformy oprogramowania właściwej dla przyjętych rozwiązań technologicznych (oprogramowanie systemowe dla 1 szt. serwera - 50 licencji + 40 szt. dla zestawów komputerowych, 40 szt. oprogramowania biurowego (min. procesor tekstów, arkusz kalkulacyjny), oprogramowanie antywirusowe z funkcją firewalla, oprogramowanie wspomagające budowę stron internetowych, oprogramowanie graficzne).

USŁUGI:

• szkolenia wdrożeniowe SEOD,
• szkolenia z zakresu obsługi oprogramowania systemowego oraz aplikacji biurowych.
  

STAN PRZED ROZPOCZĘCIEM INWESTYCJI I ZIDENTYFIKOWANE PROBLEMY

W chwili podjęcia decyzji o ubieganie się o dofinansowanie Urząd Gminy Łuków nie posiadał nowoczesnej i zgodnej z obowiązującymi standardami infrastruktury informatycznej. Niejednolita platforma sprzętowa powodowała trudności w administrowaniu systemem oraz w przeprowadzaniu czynności serwisowych.

Stan techniczny posiadanego sprzętu generował duże koszty jego utrzymania. Podejmowane czynności serwisowe w wyniku uszkodzenia jakiegoś elementu często prowadziły do wymiany wielu innych z powodu konieczności utrzymania kompatybilności między nimi. Brak ujednoliconego oprogramowania biurowego oraz opracowanych standardów oprogramowania uniemożliwiał efektywną i sprawną pracę urzędu. Sprawy prowadzone były bez odpowiednich narzędzi obiegu dokumentów wspomagających ich sprawny ruch w urzędzie. Efektem tego był wydłużony czas załatwiania oraz negatywny wpływ na jakość obsługi klienta. Urząd Gminy Łuków posiadał w tym momencie 47 stanowisk wyposażonych w zestawy komputerowe pracujących w sieci LAN. Sieć LAN w budynku urzędu zbudowana była w topologii gwiazdy i wykonana skrętką nieekranowaną 4x2x0,5 UTP kategorii 5. Urządzenia sieciowe znajdujące się w urzędzie pracowały z prędkością 10Mbit/s często stanowiącą ograniczenie swobodnego i szybkiego przepływu danych przy dużym natężeniu ruchu. Dostęp do internetu zapewniało łącze szerokopasmowe nie udostępniające niestety z braku możliwości żadnych pożądanych treści z zasobów sieci www interesantom odwiedzającym urząd. Całość sprzętu i oprogramowania nie była niestety chroniona dedykowanymi systemami antywirusowym, bezpieczeństwa oraz archiwizacji danych. Istniejący system sieciowy uniemożliwiał identyfikację wszystkich użytkowników w sieci, tym samym ograniczając dostęp do niektórych ważnych danych. Brak dedykowanego oprogramowania wspomagającego obróbkę dokumentów graficznych oraz treści internetowych zmusza do korzystania z wielu darmowych narzędzi w celu osiągnięcia pożądanego efektu co znacznie wydłużało czas pracy z uwagi na mnogość oprogramowanie, które musiało być użytkowane dla osiągnnięcia pożądanego celu.

Przyczyny przemawiające za koniecznością wsparcia przedmiotowej inwestycji ze środków unijnych miały zarówno charakter społeczny, jak i gospodarczy czy ekonomiczny. Wśród nich wymienić należy następujące:

1. Projekt w pełni wpisywał się w cele i zadania ZPORR Priorytet I, Działanie 1.5, jak również dokumentów planistycznych na poziomie krajowym, regionalnym jak i lokalnym. Tym samym charakteryzował się spójnością z realizowaną polityką rozwoju na tych obszarach.
2. Projekt przyczynił się do zwiększenia dostępności administracji gminnej dla społeczności lokalnej.
3. Realizacja inwestycji w znacznym stopniu podniosła efektywność pracy samorządu gminnego przy świadczeniu usług publicznych.
4. Dzięki zapoczątkowaniu przez Gminę Łuków procesu rozwoju oferty e-usług, projekt przyczynił się do skrócenia czasu i kosztów zaangażowanych w realizację usług publicznych przez obywateli, jak również przez przedsiębiorców. Wpłynęło to w istotny sposób na zwiększenie atrakcyjności inwestycyjnej tego terenu.
5. Projekt jest pierwszym etapem przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu, ekonomicznemu oraz cyfrowemu mieszkańców z terenów wiejskich.
6. Ważnym elementem projektu było podniesienie jakości życia mieszkańców.
7. Pomimo zarezerwowania środków pieniężnych samorząd Gminy nie posiadał wystarczających zasobów pozwalających na samodzielną realizację projektu w opisanym zakresie.

Zrealizowana inwestycja w pełni wpisywała się w cele sformułowane w dokumentach strategicznych o znaczeniu krajowym, regionalnym i lokalnym: Strategią Rozwoju Województwa, Narodowym Planem Rozwoju, Strategią Rozwoju Gminy, Planem Rozwoju Lokalnego

W ramach realizacji zadania przewidziano następujące działania promocyjne (włączając zadania obligatoryjne):

• montaż 2 tablic informacyjnych (na każdym piętrze budynku) promujących projekt,
• druk plakatów promocyjnych i wywieszenie ich na terenie realizacji samego projektu oraz gminy,
• oznakowanie wszystkich zakupionych w ramach projektu urządzeń naklejkami promocyjnymi,
• montaż 4 tablic pamiątkowych ( na każdym piętrze budynku po 1 w skrajnych skrzydłach),
• publikacja w prasie lokalnej artykułu promującego projekt,
• przygotowanie materiałów promocyjnych na konferencję prasową (bloczki notatnikowe, długopisy, smycze promocyjne),
• zorganizaowanie konferencji prasowej promującej projekt.

Zestawienie ważnych danych z realizacji projektu:

• 23 czerwca 2006 r. - podpisanie umowy pomiędzy Wojewodą Lubelskim a Gminą Łuków o ofinansowanie projektu,
• 26 czerwca 2006 r. - ogłoszenie przetargu nieograniczonego na realizację w/w zadania,
• 24 lipca 2006 r. - podpisanie umowy z wykonawcą i rozpoczęcie realizacji zadania,
• 5 września 2006 r. - podpisanie aneksu do umowy z dnia 23 czerwca 2006 r.,
• 24 października 2006 r. - zakończenie rzeczowe zadania
• 15 listopada 2006 r. - zakończenie finansowe i rozliczenie projektu
• 418,8 tys. zł. - wartość projektu zgodnie z aneksem do umowy z wojewodą,
• 400,5 tys. zł. - wartość projektu zgodnie z zawartą umową z wykonawcą,
• 304,4 tys. zł. -  kwota refundacji z EFR.

Galeria zdjęć z realizacji projektu - kliknij